名刺管理のコツ

名刺の管理ツールを使っていてもなお、あまり使いこなせていない人もいるようです。そこで、ここでは名刺管理のコツをお伝えしようと思います。

まずは、名刺はもらったその日にデータ化する。これが一番重要なんですよね。最初は面倒に感じるかもしれません。でも、習慣化するまでに時間がかかりますが、そこは我慢。良い習慣を身につければ、それが営業に良い影響を与えるため、頑張るしかないですね^^

次に名刺交換した日の日付、場所、話した内容をメモ書きすること。これは、後々大きな意味を持つことがあるので、これもぜひおすすめしたいポイントです。

そして最後に人脈を常に確認しておく、これも非常に大切です。何となく人脈図を見ていると、思わぬ発見をすることもあります。そこからアプローチの手段を見つけることもできますから、暇な時には人脈図を眺めることもおすすめです。


クラウドサービス利用が増加

数年前からSaaSからクラウドの方へとインフラを変更している企業が増加しています。ネットで気軽に、しかも大容量でも利用可能になったため、SaaSといった高額な投資をせずにクラウドで安価な投資でシステムやハードが使えるようになったんですね。

先月に上場を果たした名刺の管理ツールの会社、Sansanもやはりクラウドサービスによって成長した会社。いつ上場するのか、それこそ2、3年、それ以上前から注目されていた会社です。名刺を単なる情報源にするのではなく、そこから人脈を作り、様々なシチュエーションを作り出し、人と人とのつながりを作っていくことを実現させたユニークな会社です。今後もこういった他には無かったものを提供できる会社、クラウドサービスが注目されていきそうです。


名刺くらいで・・

個人情報の取り扱いが厳しくなって数年。それでも、いまだに個人情報の流出が日々報道されています。たかが名刺といっても大切な取引先の個人情報になるため、最大限のセキュリティ対策が必要になってきます。

現在、デスクの上で名刺フォルダに入れて保管している人、カバンの中に入れて持ち歩いている人、自分のスマホの連絡帳に入れている人、いろいろかと思いますが、今後はデジタル管理、名刺の管理ツールを利用する人が増えてきそうです。もし、スマホを紛失したり盗難に遭ったとしても、簡単に名刺情報を取り出すことはできません。個人で保管するよりもツールに名刺情報を入れておく方が安心です。セキュリティ対策はアナログ管理よりも強固ですから。

たかが名刺くらいで・・と、軽く考える時代ではなくなったと言うことですね。

参照URL

整理、検索が楽

名刺の管理ツールのメリットのひとつに、整理、検索が楽になったという声が聞かれました。自分でファイルの保存がきちんとできる人であれば、アナログ管理でも整理、取り出しは簡単かもしれません。いえ、名刺の枚数が多ければそんなに容易ではないかもですね。

でも、名刺の管理ツールを使えば、欲しい情報をアイウエオ順や企業名から検索し、すぐに取り出すことができます。しかも、会社のデスク上のパソコンからだけではなく、スマホやタブレットからもアクセスできますから、外出先で情報が欲しい時にすぐに取り出すことが可能なんですね。

また、重要度に合わせた整理というのも、デジタルならではですよね。これからの新人営業マンはスマホ、アプリの使い方にも慣れていますから、自分なりの整理の方法なども見つけることができ、より名刺を活用できるようになるのではないでしょうか。


1ID月額1500円は高いか安いか

名刺の管理ツールの話題なのですが、1IDにつき月1500円といったものを見つけました。これって高いのかそれとも安いのか、名刺の管理ツールについてよくしらないと分かりませんよね。

これは、枚数制限があるかないかによって、また入力するのがOCRで自動入力されるか専門のオペレーターが手入力するのか、いろんな条件によって違ってくるものなんです。

なので、この1IDが月に1500円がどう・・というのは、ここでは断言できません。自社で必要な機能があり、枚数は少なくて修正ができるだけ少ないツールが良いか、とにかく安くデータ化したい、数も月に50枚以上など、それぞれの会社の意向に沿ったツールを選定することが、最も大切なんですね。まずは、情報収集から集めましょう!


もらった名刺は誰のモノ?

よく議論になるそうですが、営業マンがもらった名刺は誰のモノになるのかわかりますか?

今は名刺の管理ツールでデジタル管理し、データ化した名刺は1年ごとにまとめて廃棄、といったルールも作られている会社があります。でも、名刺の管理ツールには情報はしっかりと残っています。この情報を、営業マンが退職する際に持ちだしても良いのか?ということなんですよね。

これはダメですね。デジタル管理をしていない時代、名刺は営業マンが持っていたもの。その名残でしょうか、営業マンの個人の資産と思っている人が多いんですよね。しかし、業務上で得たモノはやはり会社のモノとなります。いくら自分が苦労して得た名刺だったとしても、退職の時には持ち出さず残していく、これが必須となります。


あのツールでは

名刺の管理ツールをいくつか調べてみると、3つのポイントがよく挙げられています。金額や操作性、セキュリティなどいろいろと選ぶ際のポイントは必要ですが、そこで、ある有名ツールの3つのポイントを挙げてみると、操作が簡単なこと、クラウド管理であること、そしてバックアップがきちんと取れていること、これらがありました。

操作とは、名刺をスキャンする際に一度に複数枚スキャンできるという便利さ。そしてクラウド管理だと出先からでも簡単に名刺情報を確認できること、そしてもしスマホやタブレットを紛失したり盗難に遭ってもバックアップ体制がきちんと取れていること。

確かにこれらも選ぶ際の良いポイントになりそうです。でも重要なのは、実際に自社に必要なポイントがそろっていることですよね。まずは、どんなことが自社には必要なのか、確認することが大事です。


おっと!いつものクセで

ある人が言っていたのですが、挨拶状を送る際にはラベルを印刷しますよね。それを手動で行っていて、やっと終わった!と思った瞬間、思い出したそうです。名刺の管理ツールを使う目的を。このラベル印刷が面倒だからツールを使い始めたのに、すっかりそれを忘れていつものクセで手動でやってしまったと・・。とっても悔しかったそうです^^そりゃそうだ。

でも分かる気がしますよね。「何のために使い始めたのか」と思うことあります。効率的に作業するために、使い始めは四苦八苦しながらツールの使い方を覚えたり最初の入力を頑張って。でも、使える場になるとつい、前の方法を繰り返してる。そして終わった頃に思い出すんですよ^^でも、次は大丈夫!頭にしっかりとこのくやしさは残っていますからね。そのうち活用し、便利さを実感できるはずです。


最新のデータを

名刺の管理ツールでは、データ化した名刺の人物の役職や部署に変更があった場合、データが更新されたということが伝えられます。つまり、最新のデータを常に持つことができるということです。

これはエクセルではなかなかできないことなんですよね。エクセルで情報を管理する際にエクセルでは限界・・と言われるところの一つでもあります。更新ごとに全ての人に配布する必要がありますからね。

同じ人物の何らかの情報が変われば、それにデータは更新され、さらにツールを使っている人すべてにその更新されたことが伝えられる。しかも自動で。部署が変わればそれが新たなビジネスにもつながる可能性がありますからね。デジタル管理ならではのメリットと言えます。


リード違い

面白いですね、部門によって、リードの意味するところが違うと聞きました。マーケティング部の人たちは、名刺に書かれている情報をリードと言っているそうです。しかし営業部の人たちは見込み顧客のことをリードと言うと。似ているようで段階が違っていますよね。

縦割りの業務を行ってきた、日本の企業の弊害かもしれませんし、もともと仲の悪い部署同士だからわざと違った意味合いを持たせているのか^^

でも、これから経済は冷え込む可能性も指摘されていますよね。人材不足、働き方改革など、課題も山積みです。そのため、多くの便利なツール、SFAやCRM、MA、そして名刺の管理ツールと言ったものを使い、連携させることで、これらの課題を解決し、部門の壁を無くせると良いですね。